La Gobernación de Caldas dio a conocer el balance del proyecto InnovaGOB, una apuesta estratégica orientada a transformar y fortalecer el sistema financiero, administrativo y de gestión del departamento. Esta modernización responde a la urgencia de actualizar la plataforma tecnológica institucional, luego de que el anterior ERP SAP 6.0 EHP0 quedara rezagado frente a las exigencias actuales en materia de integración de procesos, trazabilidad de la información y estándares de seguridad en la administración pública.
El sistema moderniza integralmente su estructura administrativa y financiera, corrige una deuda tecnológica de casi dos décadas y reduce de manera significativa los riesgos fiscales y operativos del departamento.
El Secretario de Hacienda de Caldas, Jhon Alexander Alzate, presentó la implementación, afirmando que se «marca un antes y un después en la gestión pública departamental, tras operar durante 19 años con un sistema desactualizado que generaba alta carga manual, observaciones reiteradas de organismos de control y riesgos en el cumplimiento normativo».
Una deuda tecnológica saldada
El software anterior funcionaba desde 2007 sin actualizaciones estructurales. Esto obligaba a que gran parte de la información financiera se procesara manualmente en Excel, incrementando el riesgo de errores y afectando la trazabilidad de los datos.
Incluso, al inicio de la actual administración, el equipo contable advirtió que no podía garantizar plenamente la confiabilidad e integridad de los estados financieros debido a las limitaciones del sistema.
Con la implementación del nuevo ERP, basado en tecnología SAP, la Gobernación avanza aproximadamente 15 años en modernización tecnológica y se pone a la par de grandes entidades públicas del país que operan con plataformas robustas e integradas.
Inversión y soporte técnico
El proyecto tuvo un valor total de $6.930.709.209 pesos y fue adjudicado mediante convocatoria pública en diciembre de 2024.
La empresa encargada del soporte técnico es ITA, compañía con más de 13 años de experiencia y partner certificado de SAP, con trayectoria en proyectos del sector público y privado.
El contrato contempla dos grandes fases:
- Fase 1: actualización tecnológica (actualmente en etapa final de estabilización).
- Fase 2: evolución y acompañamiento hasta diciembre de 2027, para potenciar el uso de todos los módulos del sistema.
Impactos concretos en eficiencia y control
El nuevo ERP integra en una sola plataforma:
- Presupuesto público
- Contabilidad y rentas
- Tesorería (inversiones y deuda pública)
- Proyectos
- Compras e inventarios
- Prestaciones sociales
- Mantenimiento de bienes muebles e inmuebles
Esto convierte al sistema en el corazón administrativo, financiero y de gestión del departamento.
1. Medios magnéticos ante la DIAN
Antes, el reporte podía tardar hasta dos meses de trabajo manual. Hoy se genera automáticamente con un clic, reduciendo el riesgo de sanciones tributarias por errores o información incompleta.
2. Conciliaciones bancarias
El proceso mensual que tomaba 15 días ahora se realiza de manera automática y puede validarse en media jornada, liberando capacidad operativa del equipo de tesorería.
3. Manejo de deuda pública
El sistema calcula intereses con tasas vigentes, contrasta extractos bancarios y elimina la dependencia de archivos externos, fortaleciendo el control financiero.
4. Inversión de excedentes de liquidez
La información en tiempo real permite tomar decisiones más ágiles para ubicar recursos en entidades con mejores tasas, optimizando rendimientos que luego se destinan a inversión departamental.
5. Control del pasivo pensional
El módulo de prestaciones sociales integra la información pensional, mejora la trazabilidad de pagos y permite depuración de cartera, reduciendo uno de los principales riesgos financieros históricos del departamento.
Seguridad e integridad del dato
Uno de los cambios estructurales más importantes es la eliminación de la manipulación manual de información.
El nuevo sistema:
- Integra todos los módulos en una sola plataforma.
- Refleja automáticamente cualquier movimiento en todas las áreas relacionadas.
- Cuenta con certificaciones internacionales de seguridad.
- Garantiza trazabilidad total y mayor transparencia.
Un proceso construido en equipo
La implementación fue planeada desde 2024 e involucró jornadas extendidas, mesas técnicas y trabajo en fines de semana por parte de los equipos administrativos y tecnológicos.
La salida en vivo se programó estratégicamente para febrero, priorizando estabilidad del sistema y minimización de riesgos operativos.
Un antes y un después
Más que un cambio de software, la Gobernación de Caldas ejecuta una transformación estructural que impacta la cultura organizacional, la eficiencia operativa y la gestión financiera.
Con esta modernización, el departamento fortalece su capacidad institucional, reduce riesgos fiscales, mejora el cumplimiento normativo y consolida una administración más transparente, eficiente y preparada para los retos futuros.
Mauricio Contreras, Gerente de la empresa ITA, que hizo el montaje de esta nueva plataforma, indicó que
